KARTU UTANG

KARTU UTANG

A.     Pengertian Kartu Utang

1.  Mempersiapkan Kartu Utang

Kartu Utang adalah salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara terperinci pada tiap – tiap kreditor. Informasi yang terdapat pada kartu utang yaitu nama kreditor, nomer rekening, syarat pembayaran utang, formulir untuk mencatat adanya mutasi utang. Sedangkan isi formulir pencatatan mutasi utang yaitu tanggal terjadinya transaksi, keterangan, nomer bukti transaksi, kolom debet, kredit dan saldo.

2.    Transaksi yang mempengaruhi besarnya saldo utang yaitu :

a.    Transaksi pembelian secara kredit

b.    Transaksi retur pembelian secara kredit

c.    Transaksi pembayaran utang

3.    Pengecekkan Saldo Utang dan Laporan Utang

Melakukan Pengecekan Saldo Utang

a.    Rumus Saldo Utang

-     Rumus untuk pengecekkan saldo utang

Saldo awal utang                                                                 xxx

Jumlah Pembelian kredit/buku pembelian                     xxx

Penjumlahan                                                                       xxx

Pembayaran utang buku pengeluaran kas        xxx

Retur pembelian                                                      xxx

Total pembayaran dan retur                                               (xxx)

Saldo utang akhir                                                               xxx

-       Pencocokan saldo akun buku besar utang dengan daftar saldo utang disebut pengecekan saldo utang

b.    Membuat Laporan Utang

Mencatat jumlah utang dan memeriksa pembayaran utang sesuai tanggal jatuh tempo utang merupakan tugas utama bagian utang. Pengelola kartu utang harus membuat laporan saldo utang tiap kreditor dan utang yang telah jatuh tempo secara periodik. Tanggal jatuh tempo pembayaran utang ditetapkan oleh pihak penjual. Berikut penggolongan status utang.

1.    Utang yang belum jatuh tempo

2.    Utang dalam masa telah jatuh tempo

3.    Utang yang belum dibayar

B.    Pengertian Utang

Utang adalah kewajiban suatu badan usaha/perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai akibat dari transaksi dimasa lalu.

1.      Penggolongan Utang

Utang perusahaan digolongkan menjadi :

a.    Utang Jangka Pendek adalah utang yang jatuh tempo dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Contoh : utang usaha atau dagang, utang garansi, dan lain – lain

b.    Utang Jangka Panjang adalah utang yang pelunasannya akan dilakukan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun. Contoh : utang hipotik, utang obligasi, utang bank dan lain – lain

2.      Metode Pencatatan Utang

Ada dua metode pencatatan utang yaitu :

a.    Account Payable Procedur

Catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomer faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran dan saldo utang.

b.    Voucher Payable Procedur

Tidak menggunakan kartu utang tapi menggunakan arsip voucher yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.

Jika dalam Account Payable Procedur, pencatatan utang melalui 4 tahap, sedangkan dalam Voucher Payable Procedur pencatatan utang melalui 2 tahap dalam tahap register bukti kas keluar dan jurnal pengeluaran kas.

Dokumen yang digunakan dalam pencatatan Voucher Payable Procedur adalah : Bukti Kas Keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek. Bukti Kas Keluar ini merupakan formulir pokok dalam Voucher Payable Procedur. Dimana bukti kas keluar ini, mempunyai 3 fungsi yaitu :

1.     Sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan pengaeluaran kas sejumlah yang tercantum didalam nya.

2.     Sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya.

3.     Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan.

Seperti halnya harta perusahaan, maka utang perusahaan pun dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu hutang lancar dan hutang jangka panjang. Utang lancar adalah hutang – hutang yang harus dilunasi dalam jangka pendek atau tidak lebih dari satu tahun. Termasuk hutang jangka pendek :

1.     Hutang dagang yakni hutang yang terjadi karena pembelian barang di lakukan secara kredit. Hutang dagang biasanya tidak di jamin dengan surat perjanjian, terjadi karena semata – mata karena atas dasar kepercayaan.

2.     Utang wesel (notes payable) yaitu utang dengan jaminan surat perjanjian khusus dalam bentuk wesel yang diatur dengan undang – undang

3.     Beban – beban yang masih harus dibayar (accrual payable) yaitu beban yang sudah terjadi dan harus dicatat, tetapi pada saat menyusun rencana belum dibayar. Termasuk kelompok ini : utang bunga, utang sewa dan utang gaji

4.     Utang pajak yaitu pajak yang belum di setor ke kas Negara

5.     Pendapatan diterima dimuka yaitu penerimaan – penerimaan dari pihak lain untuk jasa yang belum diserahkan oleh pihak perusahaan. Misalnya : bunga diterima dimuka atau sewa diterima dimuka

Termasuk utang jangka panjang (long term liabilities) adalah hutang yang jatuh tempo pelunasan lebih dari satu tahun. Termasuk kelompok hutang jangka panjang :

1.     Hutang Obligasi (bond payable) yaitu hutang kepada pemegang obligasi yang dikeluarkan oleh perusahaan

2.     Hutang Optik (mortage notes payable) yaitu hutang perusahaan yang dijamin dengan benda – benda tidak bergerak seperti tanah, bangunan gedung dan sebagainya

C.   Dokumen Transaksi Yang Diperlukan Dalam Pencatatan Utang

1.    Faktur yang diterima dari kreditor

2.    Memo kredit yang diterima dari kreditor

3.    Bukti pengeluaran kas untuk pembayaran utang bisa berupa kuitansi maupun dokumen bukti pengeluaran kas lainnya